NORMEN

Geschiktheids-, diversiteits- en inclusiebeleid naleven en uitdragen

De samenstelling van fondsorganen is wat betreft geschiktheid, complementariteit, diversiteit en inclusie, afspiegeling van belanghebbenden en continuïteit, vastgelegd in beleid.

Toelichting:

Continuïteit brengt met zich mee dat het pensioenfonds actief en bewust aandacht heeft voor de opvolgingsplanning van de leden van de organen van het pensioenfonds.

Het pensioenfonds heeft een schriftelijk beleid vastgesteld om de diversiteit en inclusie in zijn fondsorganen te vergroten of in stand te houden. Dit beleid stelt passende doelen op ten aanzien van de mate van diversiteit op alle voor het pensioenfonds relevante maatschappelijke aspecten, waaronder tenminste geslacht of genderidentiteit, leeftijd en sociaal-culturele achtergrond. Op basis van dit beleid heeft het pensioenfonds een planmatige aanpak gericht op het bereiken van deze doelen. Het bestuur herijkt dit beleid periodiek en rapporteert jaarlijks in het bestuursverslag over de resultaten van dit beleid.

Toelichting:

Het pensioenfonds stelt schriftelijk beleid op waarin het voor zichzelf doelen stelt voor diversiteit en inclusie en waarin het ook vastlegt hoe het deze doelen wil bereiken.
Inclusie vraagt in de eerste plaats om de aanwezigheid van bestuurders die diversiteit vertegenwoordigen en inbrengen. Daarnaast is een open cultuur waarin ruimte is voor verschillen in identiteit en perspectief van belang. Tenslotte gaat het er om de besluitvorming zo vorm te geven dat daarin actief gebruik gemaakt wordt van de verschillen en verschillende perspectieven.
Het diversiteits- en inclusiebeleid geldt voor alle organen en kan verschillend zijn voor de diverse organen.

Ten aanzien van leeftijdsdiversiteit geldt als minimum dat er tenminste één persoon zitting heeft in het bestuur en het verantwoordingsorgaan of het belanghebbendenorgaan die jonger is dan 40 jaar. Ten aanzien van genderdiversiteit geldt als minimum dat er in de genoemde organen variatie is in geslacht of genderidentiteit.

Toelichting:

Deze norm stelt twee minimumvereisten: diversiteit in geslacht of genderidentiteit en tenminste één lid van bestuur en het verantwoordingsorgaan of het belanghebbendenorgaan dat jonger is dan 40 jaar.

Het bestuur, het intern toezicht, het verantwoordingsorgaan en het belanghebbendenorgaan houden rekening met het diversiteits- en inclusiebeleid bij het opstellen van de eisen waaraan nieuwe leden van het orgaan dienen te voldoen.

Benoeming, zittingstermijn en ontslag van leden van organen vastleggen

De eerste zittingstermijn van een lid van het bestuur, de raad van toezicht, het belanghebbendenorgaan of verantwoordingsorgaan is maximaal vier jaar. Deze leden kunnen voor een tweede termijn van maximaal vier jaar worden benoemd. Een bestuurslid en een lid van het belanghebbendenorgaan of verantwoordingsorgaan kunnen als daarvoor aanleiding bestaat voor een derde termijn van maximaal vier jaar worden benoemd. In dat geval onderbouwt het bestuur de aanleiding voor een derde benoeming en deelt het bestuur dit met de overige organen. Leden van een visitatiecommissie zijn maximaal acht jaar betrokken bij hetzelfde pensioenfonds.

Toelichting:

De zittingstermijnen voor alle organen van het pensioenfonds zijn in beginsel maximaal vier jaar. Kortere termijnen zijn toegestaan. Voor bestuur, raad van toezicht en belanghebbendenorgaan geldt dat er een beperking is aan het aantal malen dat herbenoeming mogelijk is. Met deze beperking wil de code recht doen aan het belang van korte termijn continuïteit en deskundigheid en het belang van een frisse blik en lange termijn continuïteit.
Voor een lid van de raad van toezicht is een derde benoemingstermijn niet toegestaan. Voor een lid van het bestuur, het belanghebbendenorgaan of verantwoordingsorgaan is een derde benoemingstermijn alleen mogelijk, als het bestuur de aanleiding van deze derde termijn kan onderbouwen. Argumenten in de sfeer van continuïteit of benodigde deskundigheid kunnen hierbij een rol spelen.

Benoeming en ontslag van de leden van de organen van het pensioenfonds zijn geregeld in de statuten van het pensioenfonds waarbij – behoudens in het geval van beroepspensioenfondsen – de procedure voor benoeming en ontslag als beschreven in bijlage 2 wordt gevolgd. Schorsing van de leden van het bestuur, het belanghebbendenorgaan, het verantwoordingsorgaan en het intern toezicht wordt geregeld in de statuten of reglementen van het pensioenfonds.

Toelichting:

Voor alle organen dient de benoeming en het ontslag te zijn geregeld in statuten van het fonds. In bijlage 2 geeft de code een invulling voor de betrokkenheid van de diverse organen bij benoeming en het ontslag. Alleen bij beroepspensioenfondsen geldt bijlage 2 niet omdat de Wet verplichte beroepspensioenregeling eisen stelt die daarmee niet zijn te verenigen. Naast benoeming en ontslag dient ook schorsing voor bestuur, belanghebbendenorgaan en intern toezicht in de statuten of regelementen te worden vastgelegd. De wijze waarop schorsing gebeurt en welke organen daarbij moeten worden betrokken is in de code niet gereguleerd.

Beloningsbeleid beheerst en duurzaam houden

Het pensioenfonds voert een beheerst en duurzaam beloningsbeleid voor de beloning van de leden van de organen van het pensioenfonds, aan commissies verbonden adviseurs en medebeleidsbepalers. Dit beleid is in overeenstemming met de doelstellingen van het pensioenfonds. Ook is het beleid passend gelet op de bedrijfstak, onderneming of beroepsgroep waarvoor het pensioenfonds de pensioenregeling uitvoert.

De beloningen staan in redelijke verhouding tot verantwoordelijkheid, functie-eisen en tijdsbeslag.

Het bestuur is terughoudend als het gaat om prestatie gerelateerde beloningen. Prestatie gerelateerde beloningen zijn niet hoger dan 20 procent van de vaste beloning en zijn niet gerelateerd aan de financiële resultaten van het pensioenfonds.

Toelichting:

Het pensioenfonds is voor de (mede) beleidsbepalers terughoudend als het gaat om prestatie-gerelateerde beloningen. Deze norm ziet niet op de beloning van partijen waaraan het pensioenfonds taken uitbesteedt. Voor die partijen hanteert het pensioenfonds een uitbestedingsbeleid dat conform de wettelijke regels (artikel 14 lid 6 Besluit Pensioenwet en artikel 21a Besluit Financieel Toetsingskader) een onderdeel beloningen kent, en dat zodanig is dat het niet mag aanmoedigen tot het nemen van meer risico dan voor het pensioenfonds aanvaardbaar is. Dit is niet in de code gereguleerd omdat de wetgeving daarin al voorziet.

Het bestuur verstrekt bij tussentijds ontslag van een bestuurslid zonder arbeidsovereenkomst of van een lid van het intern toezicht geen transitie- of ontslagvergoeding. Bij ontslag van een andere medebeleidsbepaler moet een eventuele transitie- of ontslagvergoeding passend zijn gelet op de functie en de ontslagreden.

Gewenste gedrag, cultuur en integriteit naleven en uitdragen

Het bestuur spreekt zich uit over de gewenste cultuur en gedraagt zich daarnaar. Aspecten in de cultuur waar het bestuur zich rekenschap van geeft, zijn onder meer het openstaan voor kritiek, het leren van fouten en de mate van inclusie in besluitvorming en functioneren.

Tegenstrijdige belangen, reputatierisico’s en nevenfuncties worden gemeld. De leden van het bestuur, het verantwoordingsorgaan en belanghebbendenorgaan, het intern toezicht en andere medebeleidsbepalers vermijden elke vorm en elke schijn van persoonlijke bevoordeling of belangenverstrengeling. Zij laten zich op hun functioneren toetsen.

Het bestuur zorgt dat onregelmatigheden kunnen worden gemeld en dat betrokkenen weten hoe en bij wie.

De leden van het bestuur, het verantwoordingsorgaan of het belanghebbendenorgaan, het intern toezicht en andere medebeleidsbepalers ondertekenen de interne gedragscode van het pensioenfonds en een jaarlijkse nalevingsverklaring en gedragen zich daarnaar.

De voorzitter is samen met het bestuur verantwoordelijk om een open cultuur te bevorderen waarin sprake is van een lerende omgeving waarin ruimte en aandacht is voor de inbreng en diverse perspectieven van alle leden van het bestuur.

Het bestuur waarborgt dat de leden van de organen van het pensioenfonds en medebeleidsbepalers onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. De organen hebben daarnaast een eigen verantwoordelijkheid om het mogelijk te maken dat hun leden onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren.

Jaarlijks zelfevalueren

Het eigen functioneren is voor het bestuur, het intern toezicht, het belanghebbendenorgaan en het verantwoordingsorgaan een continu aandachtspunt. Deze organen evalueren in elk geval jaarlijks het eigen functioneren van het orgaan als geheel en van de individuele leden. Hierbij betrekken zij minstens één keer in de drie jaar een onafhankelijke derde partij. De organen besteden daarbij in elk geval periodiek aandacht aan bestuursmodel, integriteit, geschiktheid, continuïteit, diversiteit en inclusie, de wijze van opereren en de mate waarin de individuele leden zich voldoende onafhankelijk en kritisch kunnen opstellen.

Toelichting:

De code schrijft voor alle organen voor dat ze jaarlijks de effectiviteit van hun functioneren evalueren en daar tenminste eens in de drie jaar een externe begeleider bij betrekken.