NORMEN

Besluiten motiveren en onderbouwen

Het bestuur legt duidelijk vast op grond van welke overwegingen een besluit is genomen, wat de relatie is met de strategische doelstellingen en beleidsuitgangspunten en op welke wijze het bestuur de overige organen van het pensioenfonds betrekt of heeft betrokken.

Toelichting:

De norm beschrijft de noodzaak om bij relevante besluiten helder en transparant te zijn over de overwegingen en de relatie met de strategische doelstellingen en beleidsuitgangspunten. De invulling van deze norm dient pragmatisch en proportioneel aan het belang en de impact van het besluit te worden vormgegeven.

Het bestuur weegt de aanbevelingen van het intern toezicht en de adviezen van overige organen zorgvuldig en motiveert afwijkingen.

Het bestuur legt vast wanneer het bestuur het oordeel van de sleutelfunctiehouders in zijn besluiten betrekt. Wanneer het bestuur het oordeel van de sleutelfunctiehouders in zijn besluiten betrekt, legt het bestuur vast hoe het bestuur dit oordeel heeft gewogen en betrokken in zijn besluiten.

Toelichting:

De norm schrijft voor dat het bestuur expliciet bepaalt in welke gevallen het een oordeel van zijn sleutelfunctiehouders wenst te betrekken in zijn besluiten. Wanneer het een oordeel heeft ontvangen legt het bestuur vast hoe het met oordelen van de sleutelfunctiehouder omgaat. In combinatie met norm 12 waarin gesproken wordt over de bestuurlijke taak- en rolverdeling betekent deze norm dat het bestuur zich duidelijk dient uit te spreken over de organisatie van de sleutelfunctie en de inbedding in de bestuurlijke processen.

Beleidscyclus vastleggen

Het bestuur legt zijn beleid op strategische aandachtsgebieden schriftelijk vast en zorgt voor een gedocumenteerde beleids- en verantwoordingscyclus. Daarnaast toetst het bestuur periodiek de effectiviteit van zijn beleid en stuurt waar nodig bij.

Bestuurlijke taken verdelen en stemrecht bepalen

Het bestuur zorgt voor een heldere en expliciete taak- en rolverdeling tussen bestuur en uitvoering. Daarbij betrekt het bestuur de taak- en rolverdeling van bestuur, bestuurlijke commissies en sleutelfunctiehouders.

Het bestuur is collectief verantwoordelijk voor zijn functioneren. De voorzitter is het eerste aanspreekpunt en is als eerste verantwoordelijk voor zorgvuldige besluitvorming en procedures waarin ruimte en aandacht is voor de inbreng en diverse perspectieven van alle leden van het bestuur.

Elk bestuurslid heeft stemrecht.

Toelichting:

Ieder bestuurslid heeft stemrecht ongeacht het bestuursmodel. Dit neemt niet weg dat bepaalde bevoegdheden door middel van verzwaarde stemvereisten aan een deel van het bestuur kunnen worden toebedeeld. Ook is het mogelijk om gewogen stemverhoudingen af te spreken als daaraan behoefte is om aan pariteitseisen te voldoen.

Open en transparant zijn

Het bestuur vervult zijn taken op een voor belanghebbenden transparante, open en toegankelijke wijze. Het bestuur rapporteert jaarlijks in zijn bestuursverslag in ieder geval over:

• de missie, visie en strategie;
• de naleving van deze code en de interne gedragscode;
• de evaluatie van het functioneren van het bestuur;
• de afhandeling van klachten en geschillen en de wijzigingen in regelingen of processen die daaruit voortvloeien.

Toelichting:

Besluiten van het bestuur moeten voor belanghebbenden begrijpelijk en transparant zijn. Begrijpelijk wil zeggen dat het pensioenfonds de besluiten kan uitleggen. Transparantie zorgt ervoor dat het pensioenfonds naar belanghebbenden helder communiceert. Het communicatie- of transparantiebeleid geeft hieraan invulling.

Integraal risicomanagement bevorderen

Het bestuur bevordert en borgt een cultuur waarin risicobewustzijn vanzelfsprekend is. Het bestuur zorg ervoor dat het integrale risicomanagement adequaat georganiseerd is en dat er een noodprocedure beschikbaar is om in spoedeisende situaties te kunnen handelen.