THEMA 7

TOEZICHT HOUDEN EN INSPRAAK WAARBORGEN

Het fonds waarborgt intern toezicht op de kwaliteit en integriteit van de bedrijfsvoering.

NORM

Intern toezicht draagt bij aan effectief en slag-vaardig functioneren van het pensioenfonds en aan beheerste en integere bedrijfsvoering.

Toelichting:

Ondanks de toezichttaken van de raad van toezicht en de visitatiecommissie blijft het bestuur eind-verantwoordelijk. De toezichttaak van de niet-uitvoerende bestuurders in een gemengd model, maakt deel uit van de integrale bestuurstaak.

Het intern toezicht betrekt deze Code bij de uitoefening van zijn taak.

Toelichting:

Het intern toezicht rapporteert jaarlijks bij voorkeur in het jaarverslag aan de hand van de acht thema’s van deze Code op welke wijze de Code binnen het pensioenfonds wordt nageleefd en toegepast.

1. Een expliciete verwijzing naar de code in de opdrachtbeschrijving van visitatiecommissies, reglementen van raden van toezicht en taakomschrijving/statuut van niet uitvoerende bestuurders inclusief de actieve toets op naleving.

2. Een duidelijke passage in of bij het bestuursverslag over de manier waarop het intern toezicht de code heeft gehanteerd bij zijn toezichtstaak, wat betekent dat: • de belangrijkste elementen en de wijze van toepassing worden beschreven; en
• een visie op de uitleg van afwijkingen wordt gegeven.

3. De code maakt onderdeel uit van het bevindingenrapport van het intern toezicht. Er wordt nadrukkelijk aandacht aan besteed. Het intern toezicht spreekt hierover met het bestuur.

Leden van het intern toezicht zijn betrokken bij het pensioenfonds en moeten zich zodanig onafhankelijk opstellen dat belangentegenstellingen worden voorkomen. Ze hebben daarbij het vermogen en de durf om zich kritisch op te stellen richting het bestuur.

Toelichting:

Een betrokken intern toezicht heeft een toegevoegde waarde voor het bestuur. Een onafhankelijke opstelling van leden van het intern toezicht leidt tot een zuivere rolverdeling tussen bestuur en toezicht of tussen het uitvoerende en het niet-uitvoerende deel van het bestuur. Zich onafhankelijk opstellen betekent onder meer onafhankelijkheid van de partijen aan wie taken zijn uitbesteed en van andere organisaties die betrokken zijn bij het fonds. Het gaat hierbij om onafhankelijkheid ‘in mind, in appearance en in state’. Dat wil zeggen: zich onafhankelijk opstellen en evenwichtig besluiten nemen (‘in mind’), (de schijn van) belangenverstrengeling voorkomen of tegengaan (‘in appearance’) en formeel onafhankelijk zijn (‘in state’).

De raad van toezicht stelt zich op als gesprekspartner van het bestuur.

Toelichting:

Voor goed toezicht is goed inzicht vereist. Dit inzicht verkrijgt de raad van toezicht in de dialoog met het bestuur. In een gemengd model verkrijgen de niet uitvoerende bestuurders dit inzicht in dialoog met het uitvoerende deel van het bestuur.

Voor het voeren van een dialoog signaleert de commissie de volgende goede voorbeelden:

1. Een jaarplanning waarin gesprekken over thema’s uit de Code standaard en vooraf wordt gepland tussen intern toezicht en bestuur.

2. Gesprek van het intern toezicht met het verantwoordingsorgaan.

3. Gesprek van het intern toezicht met alle belanghebbenden.

4. Een gesprek over de gehouden zelfevaluaties van elk gremium en bespreking daarvan tussen de gremia inclusief het gebruik/hanteren van de code.

5. Vastlegging van bevindingen en overeenstemming over de aanpak en opvolging ervan.

6. Openheid door het verstrekken van vergaderverslagen (over en weer) en een gesprek daarover.

Het bestuur weegt de aanbevelingen van raad van toezicht of visitatiecommissie zorgvuldig en motiveert afwijkingen.

Toelichting:

De bevindingen van het intern toezicht wegen zwaar, maar het bestuur is eindverantwoordelijk.

Het BO voert zijn taak uit als ‘goed huisvader’ (m/v) voor alle belanghebbenden.

Het BO zorgt dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren.

Toelichting:

Elk lid stelt zich bij het uitoefenen van zijn taak onafhankelijk op ten opzichte van zijn achterban. Hij of zij handelt in het belang van alle belanghebbenden van het fonds. Een evenwichtig besluitvormingsproces houdt ook rekening met de korte- en langetermijneffecten van maatregelen op deelnemers, pensioengerechtigden, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en de werkgever(s).

Het BO bewaakt of het bestuur de uitvoeringsovereenkomst of het uitvoeringsreglement en het pensioenreglement juist uitvoert. Ook bewaakt het BO of het bestuur de belangen van de verschillende groepen belanghebbenden evenwichtig afweegt.

Het BO onderneemt actie als het van oordeel is dat het bestuur niet naar behoren functioneert.

Het bestuur gaat een dialoog aan met het VO dan wel het BO bij het afleggen van verantwoording.

1. Het verantwoordingsorgaan ontwikkelt een eigen normenkader, op basis waarvan het verantwoordingsorgaan omgaat met afleggen verantwoording door het bestuur.

2. Leg minimaal eenmaal per jaar verantwoording af aan alle deelnemers voorafgaand aan de verplichte algemene ledenvergadering van de onderneming.

3. Maak doelen meetbaar.

Het bestuur draagt de accountant of actuaris die controle uitvoert in beginsel geen andere werkzaamheden op dan controle. Geeft het bestuur wel een andere opdracht, dan vraagt dit zorgvuldige afweging en een afzonderlijke opdrachtformulering.

Toelichting:

Hierbij weegt het bestuur af of de niet-controlewerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door de accountant, de actuaris of door het kantoor dat ook de jaarrekening controleert.

Het bestuur beoordeelt vierjaarlijks het functioneren van de accountant en de actuaris en stelt het intern toezicht en VO of BO van de uitkomst op de hoogte.

TERUG NAAR THEMA’S